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ADHS-freundliches Datei- und Ablagesystem

Die Grundstruktur

Ich würde die bestehende Struktur grundsätzlich behalten:

01_INBOX
02_DEV
03_PRIVAT
04_ARBEIT
05_VAULT
99_ARCHIV

Dabei bekommt jeder Ordner aber eine eindeutige Funktion.

01_INBOX = noch nicht entschieden.
Hier landet Neues. Es darf unfertig, schlecht benannt und chaotisch sein. Die INBOX ist keine dauerhafte Arbeitsablage.

02_DEV = Softwareprojekte.
Hier bleiben vollständige Projekte inklusive Git, Quellcode, Projekt-README, projektbezogener Dokumentation usw.

03_PRIVAT = dauerhafte private Unterlagen.

04_ARBEIT = dauerhafte Arbeitsunterlagen und Arbeitsprojekte.

05_VAULT = wiederverwendbares Wissen.
Nicht „alles, was Markdown ist“, sondern Wissen, das unabhängig von einem einzelnen Projekt später wieder gebraucht werden kann.

99_ARCHIV = abgeschlossene, aber noch aufbewahrungswürdige Dinge.
Dubletten, temporäre Downloads und reproduzierbare Exporte werden dagegen gelöscht und nicht archiviert.

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Die wichtigste Änderung

Aktive Dateien müssen nicht in 01_INBOX liegen.

Sobald klar ist:

„Das gehört zu Café Bach“

kann die Datei beispielsweise direkt nach

04_ARBEIT/Cafe_Bach/

Die Tatsache, dass du gerade daran arbeitest, wird nicht durch den Speicherort dargestellt.

Stattdessen wird der betreffende Projektordner unter Windows an Schnellzugriff und unter Linux/Dolphin an Orte angeheftet.

Damit gibt es weiterhin einen sehr schnellen Bereich „Das brauche ich gerade“, aber keine zweite Arbeitskopie.

Das verhindert das klassische Problem:

INBOX
→ Projektordner
→ zurück INBOX
→ neuer Computer
→ Download
→ Kopie
→ Welche davon war jetzt aktuell?

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Deine Datumsbenennung

Die Idee mit

YYYY-MM-DD

ist sehr gut und sollte bleiben.

Ich würde ein einheitliches Schema daraus machen:

YYYY-MM-DD_bereich_projekt_inhalt.ext

Beispiele:

2026-08-20_arbeit_cafe-bach_teamtreffen-protokoll.docx
2026-08-12_arbeit_sp5_programm.pdf
2026-08-07_privat_fahrzeugbrief-aufgebotsverfahren.pdf

Nur wenn am selben Tag mehrere relevante Versionen entstehen:

2026-08-20_arbeit_cafe-bach_ablaufplan_v01.docx
2026-08-20_arbeit_cafe-bach_ablaufplan_v02.docx

Dadurch brauchst du keine Tagesordner in der INBOX.

Ein Ordner wie

01_INBOX/2026-08-24/

liefert kaum zusätzliche Information, wenn jede Datei bereits mit 2026-08-24_... beginnt. Gleichzeitig ist jeder Unterordner ein weiterer Klick und eine weitere Entscheidung.

Deshalb: INBOX möglichst flach halten.

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Die 3-Dateien-Regel

Die Regel ist sinnvoll, aber ich würde sie leicht verändern:

Kategorien bekommen erst einen Unterordner, wenn ungefähr vier zusammengehörige Dateien existieren.

Für echte Projekte gilt diese Regel nicht.

Wenn klar ist, dass etwas ein eigenes Projekt ist, bekommt es sofort einen Projektordner.

Also beispielsweise:

04_ARBEIT/Cafe_Bach/
04_ARBEIT/SP5/
04_ARBEIT/Checkpoint/

Innerhalb von Cafe_Bach musst du aber nicht sofort zwanzig Kategorien wie

Protokolle/
Umfragen/
Veranstaltungen/
Social_Media/
Vorlagen/
Korrespondenz/

anlegen.

Erst wenn tatsächlich genug Material entsteht.

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Die tägliche Routine

Die Routine besteht nur aus drei Zuständen:

Eingang → Zuhause → Archiv

Eine neu heruntergeladene Datei darf zunächst einfach in 01_INBOX.

Sobald du die Datei tatsächlich benutzt oder erkennst, wohin sie gehört, passiert ein Vorgang:

Beschriften → an endgültigen Ort verschieben

Deinen Dokumentenbeschrifter würde ich deshalb genau an diesem Übergang verwenden.

Nicht:

„Ich muss erstmal alles sofort ordentlich benennen.“

Sondern:

„Diese Datei verlässt jetzt die INBOX – also bekommt sie jetzt einen Namen.“

Damit wird das Beschriften Teil einer bereits notwendigen Handlung.

Einmal pro Woche gibt es einen kurzen INBOX-Durchgang. Ziel ist nicht zwingend 0 Dateien, sondern:

Alles, was noch hier liegt, ist tatsächlich noch ungeklärt.

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Der heutige Aufräumtag

Heute würde ich ausdrücklich nicht anfangen, hunderte Dateien einzeln umzubenennen.

• Zuerst einen einzigen zentralen Hauptordner festlegen, der künftig die verbindliche Quelle ist. Git bleibt nur zusätzlich für 02_DEV und 05_VAULT; Git ist nicht das allgemeine Synchronisationssystem.
• Die bisherigen Quellen zunächst unverändert in einen temporären Importbereich übernehmen, z. B. 01_INBOX/IMPORT_2026-08-24/LAPTOP, ARBEITSRECHNER, DESKTOP. Erst kopieren bzw. sichern, noch nichts endgültig löschen.
• Danach die offensichtlichen Doppelstrukturen beseitigen. In deinem aktuellen Bestand sind besonders 01_INBOX, INBOX und 95_INBOX_laptop Kandidaten für eine Zusammenführung. Ebenso sollten 05_vault und 05_VAULT nicht parallel bestehen bleiben.
• Als Nächstes komplette Pakete und Ordner sortieren, nicht deren Einzeldateien. Designpakete, Chrystal-Math-Pakete, Dashboard-Varianten und ähnliche zusammengehörige Sammlungen können jeweils als ein Objekt behandelt werden.
• Danach nur die losen Dateien bearbeiten: Privat, Arbeit, Dev, Vault, Archiv oder UNKLAR. Beim Einsortieren den Dokumentenbeschrifter verwenden. Was unklar ist, bleibt unklar; dafür nicht fünf Minuten recherchieren.
• Dubletten erst danach prüfen. Besonders ZIP plus entpackter Ordner, generierte artifact-...html-Dateien, alte Preview-Dateien und mehrfach vorhandene Projektpakete sind gute Kandidaten. Nicht alles muss ins Archiv: offensichtlicher reproduzierbarer Müll darf weg.
• Ganz am Schluss die alten INBOX-Orte leeren bzw. entfernen, aber erst nachdem geprüft wurde, dass die zentrale Sammlung vollständig ist.

Stop-Regel für heute

Der Aufräumtag ist erfolgreich, wenn am Ende:

es genau eine INBOX gibt
es genau einen VAULT gibt
jede alte Datenquelle zentral gesichert wurde
die großen offensichtlichen Blöcke einsortiert sind

Es ist nicht notwendig, dass heute jede einzelne alte Datei perfekt benannt wurde.

Perfekte Dateinamen sind Phase 2.

Eine verlässliche zentrale Ablage ist Phase 1.