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# CheckPoint Ehrenamt — eine App für unser Vor-Ort-Team
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*Zum Vorstellen im Team und bei der AIDS-Hilfe. Ohne Technik-Kauderwelsch.*
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## Worum es geht
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Unser Präventionsteam organisiert sich bisher über WhatsApp: Terminumfragen,
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Absprachen in der Teamsitzung, Protokolle und allgemeine Kommunikation laufen alle
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dort. Das hat lange funktioniert — wird aber zunehmend unübersichtlich. Und seit
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ein Teil des Teams von WhatsApp zu Signal gewechselt ist, sind wir auf zwei Kanälen
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unterwegs. Umfragen, Infos und Dokumente erreichen nicht mehr alle am selben Ort.
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**Die Idee:** eine einzige, einfache App nur für unser Team. Sie bündelt das, was
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heute über zwei Messenger verstreut ist — vor allem die Dienstplanung — an einem
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verlässlichen Ort.
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## Was die App können wird
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### 1 · Termine abstimmen und Dienste verteilen (das Herzstück)
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So wie heute, nur ohne Zettelwirtschaft:
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- Die Koordination legt einen Planungszeitraum an (mindestens zwei Monate) und trägt
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die Einsätze ein — die regelmäßigen Freitags-Touren, die Samstags-Einsätze und
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besondere Veranstaltungen.
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- Jede:r meldet pro Termin einfach **„kann ich" oder „kann ich nicht"**.
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- Die Koordination sieht auf einen Blick, wer verfügbar ist, und verteilt die Dienste
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— immer **zwei Personen plus eine Springer-Person** pro Einsatz. Die App hilft
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dabei, niemanden zu oft hintereinander einzuteilen und die Einsätze fair zu verteilen.
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**Warum so:** Das ist der Punkt, der heute am meisten Aufwand macht. Eine WhatsApp-
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Umfrage zu zwei Monaten ist mühsam auszuwerten. Die App nimmt diese Arbeit ab und
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macht für alle transparent, wer wann eingeteilt ist.
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### 2 · Einspringen, wenn jemand ausfällt
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Wird jemand krank oder muss absagen, **rückt automatisch die Springer-Person nach**.
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Der dann offene Platz erscheint für alle sichtbar zum **Übernehmen** — wer mag, klickt
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und übernimmt.
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**Warum so:** Kurzfristige Ausfälle sind der Stressmoment. Statt hektischer
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Nachrichten in der Gruppe ist sofort klar, dass ein Platz frei ist und wer ihn füllt.
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### 3 · Eine Terminübersicht
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Jede:r sieht die eigenen kommenden Einsätze als übersichtliche Liste — mit Datum,
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Uhrzeit und ob als feste Person oder als Springer.
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**Warum so:** Kein Suchen mehr im Chatverlauf. Die eigenen Dienste stehen klar an
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einem Ort. (Bewusst eine Liste, kein voller Kalender — das reicht für unseren Zweck
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und bleibt einfach.)
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### 4 · Ein Team-Chat mit zwei Bereichen
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- **Ankündigungen:** Hier postet nur die Koordination wichtige Infos. Alle lesen mit.
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- **Team:** Hier können alle frei miteinander schreiben.
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**Warum so:** Wichtige Orga-Infos gehen heute im Plauder-Verlauf unter. Die Trennung
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sorgt dafür, dass Ankündigungen nicht verloren gehen — der lockere Austausch bleibt
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trotzdem möglich.
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### 5 · Dokumente und Fotos an einem Ort
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Protokolle und andere Dokumente liegen geordnet in der App — geteilt in **Aktuell**
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und **Archiv**. Auch Fotos von Touren können hochgeladen werden. Damit nichts
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Unpassendes landet, **gibt die Koordination hochgeladene Inhalte vorher frei**.
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**Warum so:** Protokolle im Chat sind nach zwei Wochen nicht mehr auffindbar. Hier
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bleiben sie geordnet. Die Freigabe hält die Ablage sauber, ohne dass die Koordination
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alles selbst hochladen muss.
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### 6 · Ein einfaches Profil
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Jede:r kann ein Profilbild hinterlegen und freiwillig ein paar Angaben machen — nichts
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davon ist Pflicht.
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## Wie man die App benutzt
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Die App läuft **im Browser auf dem Handy** — kein Download aus einem App-Store nötig.
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Man kann sie sich wie eine normale App auf den Startbildschirm legen. Sie funktioniert
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auch auf hellen und dunklen Geräte-Einstellungen.
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**Anmeldung:** Es gibt keine offene Registrierung. Die Koordination legt für jede
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Person einen Zugang an. So ist sichergestellt, dass nur das Team Zugriff hat.
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## Datenschutz
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Das ist uns bei einer Anwendung im Umfeld der AIDS-Hilfe besonders wichtig:
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- Die App speichert **nur Team-interne Orga-Daten** (wer ist wann im Einsatz, Termine,
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Dokumente, Nachrichten). **Keine Daten von Klient:innen.**
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- Sie läuft auf einem **eigenen Server in der EU** — nicht bei einem großen
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US-Anbieter.
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- Zugänge gibt es nur über die Koordination, Passwörter werden sicher gespeichert.
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- Für hochgeladene Fotos gilt: nur ohne erkennbare unbeteiligte Personen
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beziehungsweise nur mit deren Einverständnis. Die Freigabe sichert das zusätzlich ab.
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## Was bewusst (noch) nicht kommt
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Damit die erste Version übersichtlich und schnell nutzbar bleibt, lassen wir zunächst
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weg: Push-Benachrichtigungen aufs Handy, E-Mail-Benachrichtigungen, private
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Einzelchats und einen vollwertigen Kalender. Diese Dinge können später ergänzt
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werden, wenn sich die App im Alltag bewährt hat.
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## Und für andere Teams?
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Die App wird von Anfang an so gebaut, dass auch **andere ehrenamtliche Teams** sie
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nutzen könnten — jeweils mit eigenem Logo, eigenen Farben und streng getrennten
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Daten. Für uns ändert das nichts; es hält nur die Tür für die Zukunft offen.
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## Kurz gesagt
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Aus zwei Messengern und vielen Umfragen wird **ein Ort**: für Termine, Dienste,
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Dokumente und Absprachen. Weniger Suchen, weniger Aufwand bei der Planung, und für
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alle klar, wer wann wo im Einsatz ist.
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