# CheckPoint Ehrenamt — eine App für unser Vor-Ort-Team *Zum Vorstellen im Team und bei der AIDS-Hilfe. Ohne Technik-Kauderwelsch.* --- ## Worum es geht Unser Präventionsteam organisiert sich bisher über WhatsApp: Terminumfragen, Absprachen in der Teamsitzung, Protokolle und allgemeine Kommunikation laufen alle dort. Das hat lange funktioniert — wird aber zunehmend unübersichtlich. Und seit ein Teil des Teams von WhatsApp zu Signal gewechselt ist, sind wir auf zwei Kanälen unterwegs. Umfragen, Infos und Dokumente erreichen nicht mehr alle am selben Ort. **Die Idee:** eine einzige, einfache App nur für unser Team. Sie bündelt das, was heute über zwei Messenger verstreut ist — vor allem die Dienstplanung — an einem verlässlichen Ort. --- ## Was die App können wird ### 1 · Termine abstimmen und Dienste verteilen (das Herzstück) So wie heute, nur ohne Zettelwirtschaft: - Die Koordination legt einen Planungszeitraum an (mindestens zwei Monate) und trägt die Einsätze ein — die regelmäßigen Freitags-Touren, die Samstags-Einsätze und besondere Veranstaltungen. - Jede:r meldet pro Termin einfach **„kann ich" oder „kann ich nicht"**. - Die Koordination sieht auf einen Blick, wer verfügbar ist, und verteilt die Dienste — immer **zwei Personen plus eine Springer-Person** pro Einsatz. Die App hilft dabei, niemanden zu oft hintereinander einzuteilen und die Einsätze fair zu verteilen. **Warum so:** Das ist der Punkt, der heute am meisten Aufwand macht. Eine WhatsApp- Umfrage zu zwei Monaten ist mühsam auszuwerten. Die App nimmt diese Arbeit ab und macht für alle transparent, wer wann eingeteilt ist. ### 2 · Einspringen, wenn jemand ausfällt Wird jemand krank oder muss absagen, **rückt automatisch die Springer-Person nach**. Der dann offene Platz erscheint für alle sichtbar zum **Übernehmen** — wer mag, klickt und übernimmt. **Warum so:** Kurzfristige Ausfälle sind der Stressmoment. Statt hektischer Nachrichten in der Gruppe ist sofort klar, dass ein Platz frei ist und wer ihn füllt. ### 3 · Eine Terminübersicht Jede:r sieht die eigenen kommenden Einsätze als übersichtliche Liste — mit Datum, Uhrzeit und ob als feste Person oder als Springer. **Warum so:** Kein Suchen mehr im Chatverlauf. Die eigenen Dienste stehen klar an einem Ort. (Bewusst eine Liste, kein voller Kalender — das reicht für unseren Zweck und bleibt einfach.) ### 4 · Ein Team-Chat mit zwei Bereichen - **Ankündigungen:** Hier postet nur die Koordination wichtige Infos. Alle lesen mit. - **Team:** Hier können alle frei miteinander schreiben. **Warum so:** Wichtige Orga-Infos gehen heute im Plauder-Verlauf unter. Die Trennung sorgt dafür, dass Ankündigungen nicht verloren gehen — der lockere Austausch bleibt trotzdem möglich. ### 5 · Dokumente und Fotos an einem Ort Protokolle und andere Dokumente liegen geordnet in der App — geteilt in **Aktuell** und **Archiv**. Auch Fotos von Touren können hochgeladen werden. Damit nichts Unpassendes landet, **gibt die Koordination hochgeladene Inhalte vorher frei**. **Warum so:** Protokolle im Chat sind nach zwei Wochen nicht mehr auffindbar. Hier bleiben sie geordnet. Die Freigabe hält die Ablage sauber, ohne dass die Koordination alles selbst hochladen muss. ### 6 · Ein einfaches Profil Jede:r kann ein Profilbild hinterlegen und freiwillig ein paar Angaben machen — nichts davon ist Pflicht. --- ## Wie man die App benutzt Die App läuft **im Browser auf dem Handy** — kein Download aus einem App-Store nötig. Man kann sie sich wie eine normale App auf den Startbildschirm legen. Sie funktioniert auch auf hellen und dunklen Geräte-Einstellungen. **Anmeldung:** Es gibt keine offene Registrierung. Die Koordination legt für jede Person einen Zugang an. So ist sichergestellt, dass nur das Team Zugriff hat. --- ## Datenschutz Das ist uns bei einer Anwendung im Umfeld der AIDS-Hilfe besonders wichtig: - Die App speichert **nur Team-interne Orga-Daten** (wer ist wann im Einsatz, Termine, Dokumente, Nachrichten). **Keine Daten von Klient:innen.** - Sie läuft auf einem **eigenen Server in der EU** — nicht bei einem großen US-Anbieter. - Zugänge gibt es nur über die Koordination, Passwörter werden sicher gespeichert. - Für hochgeladene Fotos gilt: nur ohne erkennbare unbeteiligte Personen beziehungsweise nur mit deren Einverständnis. Die Freigabe sichert das zusätzlich ab. --- ## Was bewusst (noch) nicht kommt Damit die erste Version übersichtlich und schnell nutzbar bleibt, lassen wir zunächst weg: Push-Benachrichtigungen aufs Handy, E-Mail-Benachrichtigungen, private Einzelchats und einen vollwertigen Kalender. Diese Dinge können später ergänzt werden, wenn sich die App im Alltag bewährt hat. --- ## Und für andere Teams? Die App wird von Anfang an so gebaut, dass auch **andere ehrenamtliche Teams** sie nutzen könnten — jeweils mit eigenem Logo, eigenen Farben und streng getrennten Daten. Für uns ändert das nichts; es hält nur die Tür für die Zukunft offen. --- ## Kurz gesagt Aus zwei Messengern und vielen Umfragen wird **ein Ort**: für Termine, Dienste, Dokumente und Absprachen. Weniger Suchen, weniger Aufwand bei der Planung, und für alle klar, wer wann wo im Einsatz ist.